Sem dúvida, é bastante considerável a quantidade de documentos importantes que circulam no dia a dia de um consultório ou clínica. Adotar, então, práticas sólidas de organização pode ser fundamental não só para tornar mais eficiente e produtivo o gerenciamento das informações, mas, também, melhorar a percepção dos pacientes em relação aos processos de infraestrutura e trabalho.
Confira algumas dicas para otimizar os processos de organização da documentação, e facilite a rotina no seu consultório ou clínica.
Local específico
Seja em um meio físico – como uma estante, por exemplo – ou digital – computador –, o fundamental é manter toda documentação do consultório ou clínica reunida em um só local.
Divisão em pastas e subpastas
Dessa forma, é possível consultar de maneira muito mais eficiente as informações referentes a uma área específica – como financeira ou administrativa –, ou até mesmo em relação a um paciente – histórico médico, exames, receitas, etc.
Atenção à nomeação
Na pressa, acabamos salvando aleatoriamente documentos relevantes, com nomes genéricos. Depois, temos o trabalho redobrado de descobrir onde estão e quais são aqueles arquivos. O recomendado, então, é sempre armazenar a documentação do consultório ou clínica em pastas específicas, com um padrão de nomeação e registro.
Guarde somente o necessário
Excesso de documentação contribui para desorganização. Se o documento não tem mais utilidade, apague ou jogue fora, sem piedade.
Não se esqueça do backup
Um computador pode parar de funcionar a qualquer momento, levando embora toda documentação do seu consultório ou clínica. Por isso, crie sempre formas alternativas de backup dos dados, seja nas mídias físicas ou online.
Divisão de tarefas
Não é necessário contratar alguém específico para essa função, mas conte com ajuda da sua recepcionista para manter toda documentação do consultório ou clínica organizada e em dia. Além disso, com a divisão das tarefas, é possível manter um controle com qualidade melhor.
Compartilhamento na nuvem
Nesse sistema, as informações são armazenadas, sem limites, em uma espécie de nuvem virtual. Assim, toda a documentação (médica, financeira, administrativa) pode ser acessada a qualquer momento, sempre que você precisar – basta apenas ter acesso à internet.
Para um médico que possui uma rotina de deslocamento constante entre consultórios e clínicas, ter acesso às informações de forma rápida e de qualquer lugar é um facilitador e tanto, não acha?
Softwares de controle e gestão
Softwares como o Visual Asa e o iConsultório ajudam a centralizar toda documentação do consultório ou clínica, facilitando o levantamento e o controle dos principais dados (cadastro de pacientes, prontuários, agenda). Alterações também podem ser feitas de forma mais rápida, e médico e recepcionista passam a organizar de maneira mais eficiente suas rotinas.